Redacción Deporpress | Hoy en día los grandes acontecimientos deportivos se suelen celebrar en amplios estadios en donde caben miles de personas. El experto en protocolo y relaciones públicas, Randy Mendiguchia, analiza para Deporpress cómo se organiza un palco deportivo, una curiosidad que siempre ha despertado el interés de todos. Prácticamente todo evento, deportivo, suele disponer de una zona acotada en la que se ubican ciertas personalidades, esta zona se denomina palco. Pueden existir diferentes palcos en función de la instalación y del evento en sí, entre los que podemos distinguir palco presidencial o de honor, palcos privados, palcos VIP…
Lo que denominamos como palco presidencial son un conjunto de instalaciones que generalmente están formadas por:
- Recepción
- Antepalco
- Guardarropa
- Sala VIP
- Accesos a vestuarios y terreno de juego
- Palco
Los palcos presidenciales o de honor suelen recibir muchas autoridades y personalidades con lo que hay que diseñar estrategias de acceso de invitados y, además, protocolizar sus ubicaciones conforme a diversos criterios.
Conocer perfectamente todas las disposiciones espaciales del palco, antepalco, recepción, accesos, número de asientos, etc.
- Realización de la base de datos de invitados.
- Envío de invitaciones.
- Confirmación de invitaciones.
- Protocolización del palco: primero los diferentes espacios y después los invitados.
- Preparación de todas las acciones protocolarias a realizar en el evento deportivo: recibimientos, saque de honor, entrega de trofeos, despedidas…
Una manera de indicar a los invitados cual es su ubicación exacta en el palco presidencial es mediante la entrega, en la recepción, de un tarjetón que indica su butaca. En dicho tarjetón se reproduce un plano con todas las butacas de que dispone el palco y se tacha o se marca con una “X” el asiento concreto del invitado. Una vez entregado al invitado, éste se adentra en el antepalco, donde instantes antes del comienzo del evento deportivo, los auxiliares de protocolo y el personal de apoyo, le solicitarán el tarjetón para indicarle su sitio exacto.
Ordenación del palco presidencial
A la hora de protocolizar el palco siempre es aconsejable protocolizar asimismo todos los espacios de los que dispone, con el fin de conocer a la perfección la jerarquía de las diferentes zonas de las que consta el palco. Por ejemplo, si disponemos de un palco como se indica en la figura 2, podemos observar que esta compartimentado en tres zonas o bloques: A, B y C. Al ser un número impar de zonas, la más importante es la central, esto es, la C; la segunda en importancia es la A y la tercera la B.
El primer bloque consta de 9 filas, siendo la presidencial o principal, la fila 4 – 5 comenzando desde la entrada al palco, que dispone de 11 asientos distribuidos de forma alterna, con lo que la persona que presida el evento debe ubicarse en el asiento 1 (número 6 en el plano) que es el más centrado. A partir de ésta fila, se consideran más importantes las filas de encima de la presidencia que las de debajo.
En definitiva, lo que se debe hacer es jerarquizar todos y cada uno de los asientos y espacios que haya en el palco. Una vez realizada esa función, se empieza a trabajar con la base de datos, intentando hacer el mayor número de grupos homogéneos, según al colectivo al que se pertenece (deportistas, autoridades publicas, patrocinadores, etc.). De este modo, dispondremos de varias zonas o pastillas acotadas en el palco para estos colectivos. Como zona presidencial colocaremos una primera fila o presidencia donde iremos intercalando invitados de diferentes colectivos, con el fin de que quede el mayor número de instituciones representadas, siempre tomando como referencia al anfitrión, que, salvo cesión de presidencia, ocupa el lugar central del palco.
@ProtocoloRango